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Erfahrungen mit virtuellen Assessments – wie die Pandemie unsere Arbeitsweise in der Diagnostik verändert

Ein Interview mit Kristina Jansen, Partnerin in der Managementdiagnostik und Moritz Lümen, Seniorberater in der Managementdiagnostik.

Liebe Frau Jansen, lieber Herr Lümen, seit über einem Jahr gelten nun – bedingt durch die Pandemie – stark veränderte Bedingungen für den Arbeitsmarkt. Mit welchen Herausforderungen wurden Sie zu Beginn im Bereich der Managementdiagnostik konfrontiert?

Kristina Jansen: Als uns im Frühjahr vergangenen Jahres im Kontext der Corona-Pandemie klar wurde, dass wir unsere Einzel-Assessments auf unbestimmte Zeit nicht mehr als Präsenz-Verfahren durchführen können, haben wir unsere Kapazitäten mit allerhöchster Priorität auf die Suche nach einer virtuellen Alternative gelenkt.

Wie sah der Übergang ins Virtuelle konkret aus?

Jansen: Wir konnten uns nicht auf eine Einzellösung konzentrieren, sondern wir wollten uns breit aufstellen, um den Anforderungen unserer Kunden sowie deren IT-Landschaft gerecht werden zu können. Mittlerweile beherrschen wir z.B. knapp zehn unterschiedliche Web-Conferencing-Systeme, über die wir Assessments durchführen können.

Was stand im Vordergrund bei der Umgestaltung der Arbeitsprozesse?

Moritz Lümen: Wichtig war für uns: Einfache Handhabbarkeit für Kandidaten und Kunden, Datenschutz und -sicherheit. Darüber hinaus Breakout-Räume zur Absprache zwischen internen und externen Beobachtern sowie die Möglichkeit, Dokumente wie bspw. Teilnehmeranweisungen teilen und bearbeiten zu können.

Jansen: Wir sind sehr stolz darauf, wie schnell es uns gelungen ist, unser Kernprodukt Einzel-Assessment zu virtualisieren und unseren Kunden somit eine sichere und qualitativ gleichwertige Variante zu den etablierten Präsenz-Verfahren bieten zu können.

Welche notwendigen Anpassungen für den virtuellen Verfahrensprozess haben sich gegenüber den Bedingungen an ein Präsenz-Verfahren herauskristallisiert?

Lümen: In erster Linie gab es mehr Bedarf an detaillierter Vorbereitung, so mussten z.B. Ablaufpläne und Verfahrensbausteine an das neue Setting angepasst werden, um dem im virtuellen Raum verstärkten Bedürfnis nach Pausen gerecht zu werden. Ebenso brauchen virtuelle Assessments tendenziell länger und man muss sich mehr Zeit für die Wirkung der Person nehmen. Zudem haben wir einen stärkeren Fokus auf das relevante Erleben des Kandidaten, die „Candidate-Experience“ gelegt. Zu Beginn des Assessments ist ein Technik-Check hilfreich für einen reibungslosen Ablauf.

Nicht alle Teilnehmer bringen die gleichen Voraussetzungen in puncto Digitalisierung mit, wie gehen Sie damit um?

Jansen: Zunächst mussten wir eine Vertrauensbasis schaffen, indem wir sowohl Kunden als auch Teilnehmern verständliche und kompakte Leitfäden zum Umgang mit den neuen Tools zur Verfügung gestellt haben. So haben wir es geschafft, mögliche Barrieren im Umgang mit diesen frühzeitig zu umgehen und eventuellen Bedenken entgegen zu wirken.

Nicht alles klappt meistens von Anfang an reibungslos. In welchen Punkten haben Sie Startschwierigkeiten festgestellt?

Jansen: Anfangs hatten Teilnehmer manchmal Schwierigkeiten, sich über die Meetinglinks einzuwählen und so fanden einige Assessments etwas verzögert statt. Genauso war von unserer Seite schwer einzuschätzen, wie viel Zeit benötigt wird, um ein virtuelles Meeting vorzubereiten. Das haben wir sicherlich an der ein oder anderen Stelle unterschätzt und so haben wir unsere Berater*innen und das Backoffice-Team nach und nach darin fit gemacht und Troubleshooting betrieben.

Welche zukünftigen weiterführenden Lösungsansätze sind geplant bzw. sind in der Umsetzung?

Jansen: Viele Verfahren finden bereits virtualisiert statt, das ifp und die Managementdiagnostik arbeiten derzeit an einer komplett digitalen Lösung für die Assessments. Dazu haben wir spezielle Innovationsprojekte ins Leben gerufen an denen mit Hochdruck gearbeitet wird.

Lümen: Wichtig ist auch die regelmäßige Supervision und Teilnahme an Austauschen zu Herausforderungen im virtuellen Raum. Zusätzlich erleben wir, dass es neben der technischen Seite auch wichtig ist, die inhaltlichen Aspekte, die diese Veränderungen mit sich bringen gleichermaßen voranzutreiben und neue Kompetenzen zu identifizieren, die auf allen Ebenen in naher Zukunft deutlich an Bedeutung gewinnen werden. Dazu entwickeln wir Bausteine für Verfahren und führen Projekte durch und sind im regelmäßigen Austausch mit Kunden und deren Bedürfnissen.

Sich plötzlich verändernde Umstände haben vielleicht auch ihr Gutes. Welche Vorteile sehen Sie in den neuen Randbedingungen?

Jansen: Die Vorteile virtueller Assessments sind aus unserer Sicht eine neue Flexibilität durch die Ortsunabhängigkeit und das Anbieten von ressourcenschonenden, maßgeschneiderten Lösungen, die wir mit unserer gewohnt hohen diagnostischen Qualität und der wertschätzenden Atmosphäre verbinden.

 

Vielen Dank für das Gespräch!